5 herramientas de comunicación interna para reducir la incertidumbre

herramientas-comunicacion-interna-obama-min

Posted On abril 12, 2020

Autor: Maria Paula Arredondo

¿Cómo tener una empresa que funciona de manera fluida y enfocada?, la clave es gestionar la incertidumbre para reducir los reprocesos, tener cambios fluidos y mejorar el clima de trabajo. La comunicación interna es la llave, y te voy a entregar 5 herramientas simples y poderosas para lograrlo.

En momentos de cambios e incertidumbre se hace necesario fortalecer relaciones de confianza, generar mayor empatía y acercarnos a todos los grupos de interés (también llamados públicos de interés, partes interesadas o stakeholders).

Todo esto con un único objetivo: ¡hacer que las cosas pasen!

herramientas-comunicacion-interna-v0

Para lograrlo, estas 5 herramientas serán tus aliadas para tener una comunicación efectiva.

Comunicación interna y externa según el momento

Hay épocas en donde la dinámica en las organizaciones es estable, los indicadores se comportan de la forma esperada, las personas tienen responsabilidades definidas y realizan su trabajo cumpliendo con unos objetivos, todo parece estar funcionando normal. 

En estos momentos de “normalidad”, es poco frecuente que te cuestiones sobre la manera en la que estás implementando el proceso de comunicación eficaz en tu empresa. 

Otro es el escenario cuando ese estado de tranquilidad y normalidad, cambia inesperadamente, y de un momento a otro se hace necesario tener un plan de comunicaciones que te permita entender el contexto, alinear a los diferentes públicos,  mantener un flujo de información confiable, veraz y oportuno para generar acción.

Sí, finalmente, ese es el objetivo de la comunicación interna.

¡Hacer que las cosas pasen!

(Dale una mirada a este video para entender un poco más sobre comunicación interna)

El reto de la comunicación

Muchos autores se refieren a la comunicación como la transmisión de información, donde se identifica un emisor, un receptor y un canal. 

Según William Werther, autor de temas de gestión empresarial:

“Comunicación es la transferencia de información y compresión de una persona a otra. Es el modo de llegar a otros con ideas, datos, pensamientos y valores. Se trata de un puente de significado entre las personas, para que puedan compartir lo que conocen y sienten”. 

Esta definición involucra factores relevantes para el tema de incertidumbre en las organizaciones. Encuentras la clave cuando conectas la palabra «significado« con la necesidad de las personas de «compartir lo que conocen y sienten«. 

Cuando el objetivo comunicacional es entregar o construir un significado común y logramos hablar un mismo lenguaje a través de un propósito superior y unos valores, lo que finalmente estamos haciendo es crear cultura. 

Todo este trabajo comunicacional estructurado que gira en torno a la generación de acción, en algunos casos (muchos diría yo), se convierten en un inconsciente organizacional.

Para bien, o para mal.

¿Recuerdas el objetivo que todo esto? ¡Hacer que las cosas pasen!

Y hacer que las cosas pasen, en el escenario de la “normalidad” no es más que:

  • Conectar el propósito superior con la estrategia
  • Conectar la estrategia con los procesos
  • Darle sentido al trabajo individual dentro de los procesos
  • Definir unos objetivos y metas comunes
  • Tener claras responsabilidades para alcanzar los resultados
  • Generar más ventas
  • Elevar el «triple bottom line»
  • Al final del día, generar más bienestar en la sociedad

Esas son las cosas que deben pasar en toda organización consciente y la comunicación interna debe ser el principal aliado para lograrlo.

Un reto adicional de la comunicación interna y externa

Pero cuando el escenario está plagado de cambios y por lo tanto de incertidumbre, necesitamos que pasen otras cosas adicionales, una de ellas, si no la más importante, es generar deliberadamente relaciones de confianza.

Necesitamos que haya credibilidad y cercanía con nuestros públicos de interés (stakeholders). 

Esto bajará la incertidumbre, evitando desinformación, y nos ayudará a manejar la crisis de una forma menos traumática para toda la organización.

En tiempos de coronavirus, tiempo de crisis mundial, de aislamiento social o adaptación obligatoria a nuevas formas de vivir y trabajar, necestas un aliado para reducir la incertidumbre de una forma efectiva.

Vamos con las 5 herramientas que te darán una comunicación interna efectiva y eficaz

1. Identifica los públicos impactados por el cambio

Necesitas saber quién y cómo se ven impactados por los cambios: colaboradores, clientes,  accionistas, proveedores, vecinos, aliados. 

herramientas-comunicacion-interna-v1

Cada público o grupo de interés puede tener impactos diferentes, es fundamental que lo entiendas, lo evalúes, lo dimensiones y lo pongas por escrito

Esto te permitirá clasificar los mensajes y direccionar adecuadamente la comunicación organizacional.

2. Construye un mensaje claro, sincero y con datos concretos

Necesitas definir de forma muy concreta cuáles son las cosas que quieres que pasen a raíz de esta comunicación ¿Quieres generar tranquilidad?, ¿quieres que las partes interesadas hagan algo?, ¿quieres enseñar algo?, ¿quieres dar o pedir algo?

Siempre debes tener claro cual es esa «cosa» o «cosas» que quieres que pasen.

Una de las máximas comunicacionales de Paul Grice, dice que hay que prestar atención a la manera en que se comunica.

Se refiere básicamente a realizar una comunicación clara.

No fue claro, ¿cierto?

herramientas-comunicacion-interna-v2

Dicho de otra manera, en principio, basta con ser ordenado, específico, concreto (breve) y evitar la ambigüedad.

El mensaje además, debe reflejar la situación real que los públicos de interés están experimentando.

Es mucho más potente y confiable cuando comunicamos con datos y cifras concretas que soporten lo que contamos, y de ser posible, informar cambios y/o implicaciones de lo que está pasando. (Explicar el significado de la situación en la cotidianidad)

Piénsalo de esta manera, si hay pérdidas, habla de cifras; si se generan cambios en la composición accionaria, menciona datos de los nuevos accionistas o accionistas que se retiran; si se cierran puntos de venta, señala y cuantifica el impacto.

La comunicación en las empresas es una pieza clave del éxito y necesitas entenderlo de ese modo.

3. Nombra un vocero oficial

Tan importante es el mensaje como lo es el mensajero.

El mensaje siempre debe ser entregado por alguien que goce de una autoridad ampliamente reconocida. Ese alguien se convierte entonces en un legitimador del mensaje.

El vocero oficial debe ser el único representante de la organización para la situación en curso. Debe ser quien comunica el tema, responde dudas y a quien se debe acudir para ampliar información.

herramientas-comunicacion-interna-v3

Es muy importante que todas las partes interesadas tengan identificado este vocero y entiendan que es la única persona autorizada para referirse a lo que está pasando en la empresa u organización.

El lenguaje que usa el vocero debe ser cercano y directo, debe generar confianza. Debe entregar la información necesaria para lograr el objetivo, entregar más o menos información de la estrictamente necesaria puede elevar la incertidumbre.

4. Establece un medio de comunicación oficial

Procura comunicar por un solo medio.

Cuando la comunicación sea cara a cara (talk shows, conversatorios, videoconferencias o reuniones con todo el personal) emplea siempre el mismo escenario)

Si refuerzas con medios digitales, define un solo medio con una misma línea gráfica.

herramientas-comunicacion-interna-v4

De esta manera concentrarás la atención que necesitas, en los momentos en los que comunicas.

5. Informa, aclara y responde dudas

No solo en tiempos de incertidumbre se genera desinformación.

Todo el tiempo, en las relaciones humanas, hay interpretaciones, supuestos y mensajes tergiversados, por lo tanto es indispensable que comuniques oportunamente, hagas énfasis en lo que más te interesa transmitir, y respondas dudas.

No satures, porque le quitas relevancia a tu comunicación.

Evita enviar mensajes sin tener claras las cosas que quieres que pasen (recuerda el objetivo).

herramientas-comunicacion-interna-v5

Recuerda la segunda herramienta de la comunicación interna, siempre debes tener claro qué es lo que quieres lograr al comunicar.

Unas palabras finales

Estas herramientas te servirán como guía para estructurar la comunicación interna y externa, no solo en tiempos de incertidumbre, sino en todos los momentos de tu empresa u organización.

No obstante, en momentos de gran cambio e incertidumbre, debes poner a prueba tu liderazgo y reinventar la forma de contar, de transmitir y de interactuar. Recuerda que tus resultados dependen en gran medida de tu comunicación.

Debes fortalecer el equipo y transformar momentos de crisis, en oportunidades de crecimiento.

La comunicación sin duda, es tu mejor aliada.

Escrito por Maria Paula Arredondo

Soy una mujer paisa, emprendedora, con 36 años de experiencia como hija y hermana, muchos años de experiencia como amiga, 8 como esposa y casi 3 maravillosos años como mamá. Apasionada por la vida y las relaciones humanas, los viajes y la cultura, la música y el aprendizaje continuo. Especialista en Comunicación Estratégica, con experiencia en comunicación organizacional, relaciones públicas y gestión humana. Mi trayectoria laboral se ha fundamentado en el diseño y aplicación de estrategias de comunicación que permitan generar mayor valor a los públicos de interés de las organizaciones, facilitando la gestión de las herramientas adecuadas que se articulen con el modelo de gestión de cambio, el mapa de procesos y la cultura organizacional, y así mismo respondan a momentos de crisis. Comunicadora Social - Periodista, con especialización en Gerencia de Marketing de la Universidad Pontificia Bolivariana.

Artículos que pueden interesarte

Guía esencial sobre Comunicación Interna

Guía esencial sobre Comunicación Interna

Con el paso del tiempo, la gestión de la comunicación dentro de las organizaciones para favorecer el logro de los objetivos estratégicos, se ha convertido no solo en una necesidad si no en una obligación. Cuando una idea de negocio se convierte en una empresa, una de...

Diseño instruccional, el método para crear cursos impactantes

Diseño instruccional, el método para crear cursos impactantes

En un entorno cambiante como el que vivimos, se hace evidente la necesidad evolucionar para diferenciarnos y mejorar nuestros resultados. El conocimiento, las destrezas y habilidades que tiene una persona han sido motivo de investigación en contextos organizacionales...

Involucrar más que comunicar

Involucrar más que comunicar

¿Cómo lograr una comunicación interna efectiva?, ¿cómo minimizar la incertidumbre en la organización?. La comunicación en la vida cotidiana de cualquier ser humano es una herramienta fundamental de relacionamiento, al final del día se trata más de involucrar que de...

0 comentarios

Enviar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

Abrir chat
1
¿Cómo te podemos ayudar a Ser mejor?
¡Hola! Sabemos que tienes algo para decir y queremos escucharte... ¿en qué andas pensando?