¿Qué es un plan de capacitación?, ¿Qué hace que un plan de capacitación sea efectivo?, ¿Cómo maximizar la inversión en capacitación en la empresa?, ¿Es lo mismo un plan de capacitación que un plan de formación? En este artículo quiero conversar contigo algunos elementos que te van a permitir construir planes de capacitación totalmente rentables.
Después de muchos años en el mundo de ayudar a las empresas a mejorar el desempeño de sus equipos de trabajo, tengo clarísimo que existen varias palabras ampliamente usadas para referirse al proceso de desarrollar capacidades, competencias o habilidades en los colaboradores, algunas de las más comunes son capacitación, formación, entrenamiento, habilitación o preparación.
Dependerá mucho del país y de la industria en la que te muevas.
Sabes que me gusta ser muy franco, en estos conceptos hay poco consenso.
Sin embargo, te recomiendo este estupendo artículo para profundizar con más rigurosidad.
Y lo cierto es que hay diferencias sutiles dependiendo el enfoque o el profesional que se consulte -por eso en un próximo artículo estaremos abordando algunas de estas diferencias-, sin embargo, para efectos prácticos, en este artículo usaré el concepto “plan de capacitación” como sinónimo de “plan de formación” o “plan de entrenamiento”.
¡Dios sabe que no quiero ofender a ningún ortodoxo! Es un asunto netamente práctico.
Sigamos adelante…
El plan de capacitación, también conocido como plan de formación, es una pieza esencial para el logro de los objetivos estratégicos en todo tipo de empresas y organizaciones, no obstante muchas personas nos preguntan:
¿Qué es un plan de capacitación?, ¿Cómo se construye un plan de capacitación?, ¿Qué se debe tener en cuenta a la hora de construir un plan de capacitación? o ¿Es rentable un plan de capacitación?.
¿Qué es un plan de capacitación?
Permíteme ponerlo en palabras simples, un plan de capacitación es un documento donde depositas todas las acciones o actividades de educación o formación que vas a desarrollar durante el año para mejorar las capacidades técnicas o comportamentales de tus empleados y así mejorar los indicadores de negocio.
Te lo digo de otra forma, un plan de capacitación es la herramienta que tienes para asegurarte de que tus colaboradores, saben hacer lo que deben hacer, para lograr los objetivos deben lograr.
Ya sé que suena a trabalenguas pero si lo lees con detenimiento le encontrarás un montón de sentido.
Leelo de nuevo, te espero.
¿Estás de acuerdo conmigo en que el plan de formación es un proceso estratégico y de alto impacto para facilitar el logro de los objetivos organizacionales?
¡Fantástico!
Ahora que estamos alineados, estarás sospechando que esta poderosa herramienta debe tener muchos elementos a tener en cuenta.
Pues estás en lo cierto.
Hay algunas variables que no debes pasar por alto, y justamente por eso quise escribir este artículo.
Pero antes de hablarte de eso quiero mencionarte un par de cosas.
¿Qué NO es un plan de capacitación?
Pensar en lo que NO es, nos puede ayudar a estar aún más claros.
- No es una tarea aislada de la gente de recursos humanos.
- No es una forma creativa de gastar el presupuesto.
- No es “el curso ese que hay que hacer”.
- No es solamente un requisito que hay que cumplir.
- No es un espacio de recreación para el personal.
- No es algo que se incluye en la fiesta de la empresa.
- No es algo que inventamos cada año.
¿Para qué un plan de capacitación?
Por increíble que parezca, no todas las empresas deciden invertir tiempo, esfuerzo y dinero en un buen programa de capacitación.
Algunos “directivos” llegan a pensar que se pierde pierde tiempo efectivo de los empleados si se los lleva a capacitaciones. Otros llegan a pensar que es un gasto innecesario porque en algún momento los empleados se irán a trabajar a otro lado.
Cuando escucho alguna de estas aterradoras ideas, suelo usar la analogía deportiva.
¿Podría algún equipo de fútbol ser campeón del mundo si sus jugadores solamente juegan los partidos y nunca entrenan?
¿Podría algún equipo de fútbol ser campeón del mundo si no entrena a sus jugadores por miedo a que se vayan a otros equipos?
¿Podría algún equipo de fútbol siquiera mejorar su juego si nunca entrena?
¿Qué nos hace pensar que con las empresas y demás organizaciones es diferente?
Voy a ser muy claro, alcanzar resultados empresariales en un entorno como el de hoy, requiere jugadores muy habilidosos, que tengan claro el objetivo y que sepan jugar en equipo.
“Cada dólar invertido en capacitación debe tener un rédito”
Ernesto Yturralde
En términos más técnicos, está comprobado que un plan de formación altamente efectivo, apunta a la disminución de reprocesos, aumento en la velocidad y productividad, con una consecuente reducción de gastos asociada.
Más productividad, menos gastos.
¿Conoces algún directivo que NO quiera esto en su organización?
Yo no.
Y si estás leyendo esto, estoy convencido de que te interesan estos objetivos.
¿En qué debemos capacitar a los colaboradores?
Algunas cosas son muy obvias, otras no tanto.
Es importante entender que para lograr un alto desempeño en lo que hacemos, necesitamos unas habilidades técnicas (hard skills) y también unas habilidades humanas (soft skills).
¿Recuerdas que hace un rato te hablaba de habilidades técnicas y comportamentales? Bueno, por ahí va la cosa.
Pero vamos por partes.
Las habilidades técnicas son todas aquellas que te permiten desempeñar un arte u oficio por el que suelen remunerarte, suelen ser esenciales para desempeñar un trabajo, prestar un servicio o producir un producto y suelen ser fácilmente cuantificables, de allí que tamién son conocidas como hard skills o habilidades duras.
Este tipo de habilidades se suelen desarrollar en programas técnicos, tecnológicos o profesionales en la educación formal (que precisamente te preparan para el desempeño profesional o laboral).
¡JuanBer regálame un ejemplo!
Claro que sí, ya mismo.
Programación de software, diseño de máquinas, fabricación de zapatos, instalación de equipos, manejo contable y general el corazón de las profesiones, piensa en el quehacer natural de un médico, un ingeniero, un químico, etc.
¿Estamos claros?
Perfecto, vamos ahora vamos al siguiente punto.
Las habilidades humanas son aquellas habilidades psicosociales intrapersonales o interpersonales que facilitan las buenas relaciones con nosotros mismos, con los demás y con ello el logro de los resultados. Estas no se suelen cuantificar fácilmente de allí que se entiendan como habilidades blandas o soft skills.
Algo que me parece muy relevante de las habilidades humanas es que no importa cual sea tu profesión u oficio, siempre las vas a necesitar para lograr resultados superiores. O sea pues, que todos las necesitamos.
JuanBer no la agarro, ¿me das algunos ejemplos?
Pero claro, aquí te van.
Comunicación, trabajo en equipo, empatía, flexibilidad, innovación, pensamiento sistémico, liderazgo, resolución de conflictos (al respecto no te pierdas este artículo), orientación al logro, gestión de las emociones, entre muchas otras.
Si quieres profundizar un poco en esto de las hard y soft skills te recomiendo este otro artículo.
¿Cómo entendí la importancia de un plan de capacitación?
Años atrás tuve la fortuna de trabajar en la PMO (oficina de proyectos) de una empresa muy importante de consumo masivo.
En mi trabajo encontraba que muchos de los proyectos tenían colaboradores expertos en sus oficios y aún así los objetivos de los proyectos no se daban como se esperaba, no cumplíamos con el alcance, con el tiempo o con el presupuesto.
Realmente frustrante.
Después de algunas conversaciones con el presidente de la compañía, entendimos que no era suficiente con tener jugadores muy habilidosos, tambien era necesario construir equipos efectivos.
En este ecosistema era fundamental que cada colaborador supiera hacer su trabajo, pero también eran necesarias muchas otras cosas.
Necesitábamos que supieran cómo manejar la presión, el estrés y la ansiedad, que supieran cómo manejar el fracaso y aprender de él, que supieran cómo sostener conversaciones difíciles, construir relaciones de largo plazo, negociar y llegar a acuerdos.
¿Te acuerdas de las habilidades humanas que mencionamos hace un momento? Tal cual.
En ese momento me di cuenta de la impresionante importancia de un plan de formación altamente efectivo que abarcara tanto las habilidades técnicas como las humanas.
¿Cómo construir un plan de capacitación altamente efectivo?
Hace algún tiempo, Ernesto Yturralde, uno de los referentes latinoamericanos de la industria de la capacitación y formación, me invito a compartir un rato con los colegas de la Sociedad Internacional de Facilitadores (IFS) de la cual soy miembro.
El objetivo era conversar un poco sobre las características de un plan de capacitación altamente efectivo.
Estaban presentes colegas de centro y sur américa.
Estaba bien nervioso, lo confieso.
Aquí les dejo el video completo de la sesión:
Me di a la tarea de diseñar una sesión que nos permitiera capitalizar esta experiencia transnacional y multi-industria que teníamos en la sala.
Quería hacer algo diferente y una reflexión me invadió.
A veces le huímos a pensar en escenarios catastróficos porque creemos que con eso estamos cayendo en un pesimismo inútil, sin embargo allí en esos escenarios sombríos siempre se esconde la semilla de la oportunidad.
El secreto es la actitud y la intención con la que exploremos estos escenarios apocalípticos.
Yo sé, yo sé, me puse un poquito “yerbas”.
Y todavía se pone peor 😂
Pensaba que entrar en estos escenarios negativos con la intención y la esperanza de encontrar la semilla de la oportunidad es entrar protegido y es entrar con media batalla ganada, porque aunque te parezca extraño, la semilla de la oportunidad siempre está escondida a plena vista.
Te lo juro, aquí termina esta posesión filosófica existencialista.
Así que me lancé junto con todos los colegas, a navegar en las oscuras aguas de las iniciativas de capacitación que fracasan, las que no generan resultados, las que generan rechazo en los colaboradores, las que se olvidan después de 2 semanas.
Las que nadie quiere pues.
Sabía que la semilla de la oportunidad nos esperaba en algún lado.
Para hacer esta expedición segura decidí usar una técnica llamada “Reverse Brainstorming”, que nos permite generar ideas apocalípticas, ideas que de ponerlas en práctica estaremos obteniendo resultados indeseados.
Ingresamos allí tratando de encontrar “contraideas”.
Nuestro objetivo entonces era realizar una generación de ideas inversa (reverse brainstorming) que permitiera explorar el Plan de Capacitación desde 7 diferentes perspectivas.
El ejercicio debía producir una cosecha de al menos 49 contra-ideas.
Para lograrlo, nos hicimos esta pregunta:
¿Cómo tendría que ser un plan de capacitación que destruya o que al menos no genere valor?
Sin embargo esto no era todo, nos íbamos a adentrar en esta aventura pero le íbamos a agregar algunos elementos adicionales.
Debíamos pensar sobre el plan de formación a la luz de 7 filtros diferentes que tienen que ver con nuestro Modelo de Consciencia Organizacional (MCO2®), a propósito, te recomiento este artículo que escribí hace un tiempo sobre Capitalismo Consciente, los 7 filtros eran:
- El propósito superior organizacional
- El modelo de negocio
- La estrategia de negocio
- Los procesos
- La estructura
- La tecnología
- La cultura
Después de este impresionante trabajo colaborativo, nos embarcamos a encontrar la semilla de la oportunidad en medio de todas estas contra ideas y nos pusimos como reto redactar las 7 leyes del plan de capacitación altamente efectivo.
Construímos 7 equipos, y cada uno, con base en la cosecha de contraideas, redactó 7 leyes.
Obtuvimos 49 leyes, todas con enorme pertinencia y potencial, y al mismo tiempo muchos equipos coincidieron en asuntos clave del plan de formación.
Las 7 leyes del plan de capacitación altamente efectivo
Como te estás dando cuenta, esto no es algo que me saqué del sombrero, se trata del poder infinito de la inteligencia colectiva.
Me he tomado la libertad de compilar todas estas genialidades en 7 leyes únicas y expandirlas un poco con algunas ideas que nos resuenan y son esenciales en Yo Soy Ingeniería para el Ser.
1.- Ley de la alineación: “Todo plan de capacitación altamente efectivo debe tener total alineación filosófica, estratégica, operativa y cultural”. Esto significa que debe estar al servicio o debe facilitar el desarrollo del Propósito Superior Organizacional, el modelo y estrategia de negocio, debe favorecer el cumplimiento de los KPI´s corporativos y los objetivos estratégicos, debe tener armonía con la cultura y valores de la organización. De hecho no es un asunto solamente de armonía, la clave es que un programa de formación altamente efectivo es aquel que facilita el logro de todos estos aspectos.
2.- Ley de la relevancia: “Todo plan de capacitación altamente efectivo debe responder a la realidad verificable de la organización tanto a nivel interno como externo”. Dicho de otra forma, es necesario partir de las necesidades de la organización en el contexto actual, entendidas las necesidades como aquello de lo que se carece y se hace imprescindible para lograr la sostenibilidad (económica, social o ambiental). Este análisis de relevancia debe partir del nivel de desarrollo de las competencias organizacionales y habilidades específicas para la organización y su traducción a nivel de cargos, que al final del día es en donde se refleja el diseño organizacional.
3.- Ley del diseño: “Todo plan de capacitación altamente efectivo debe asegurar un diseño profesional en términos de metodología y contenidos”. Esta ley hace referencia a todo lo que ocurre antes de que se hagan las formaciones, capacitaciones o entrenamientos. Incluye un diagnóstico detallado que permita comprobar o controvertir las hipótesis preliminares, un adecuado diseño instruccional de cada una de las sesiones y la selección de las metodologías y contenidos específicos según la población participante, el tema a trabajar, el nivel de desarrollo que se quiere y los objetivos esperados. Debe asegurar la mezcla correcta de modalidades sincrónica y asincrónica así como la selección de las plataformas tecnológicas que impulsen el engagement, la generación de aprendizajes y la recordación posterior (memorabilidad).
4.- Ley de la ejecución: “Todo plan de capacitación altamente efectivo debe asegurar un ejecución profesional en términos de facilitadores y logística asociada”. En otras palabras, es esencial asegurar el facilitador o entrenador adecuado según el tema y la audiencia. En este escenario, saber no es suficiente, hay que tener experiencia demostrable, ser un comunicador de alto impacto, y saber generar reflexiones y aprendizajes; también se hace necesaria una ética a toda prueba que ayude a crear ambientes seguros e incluyentes con los participantes y con los líderes de la organización. En el aspecto logístico la ley de la ejecución contempla locaciones, equipos, materiales, alimentación o alojamiento que no solo aseguren sino que promuevan el logro de los objetivos, el entorno es de capital importancia aunque suela ser pasado por alto.
5.- Ley del resultado (impacto): “Todo plan de capacitación altamente efectivo debe definir un nivel de evaluación y tener un plan de seguimiento para monitorear los resultados”. La ley del resultado contempla que se deben establecer las condiciones de satisfacción, se debe definir si los resultados del plan de capacitación se evaluarán al nivel de la satisfacción, conocimiento, habilidad o impacto (los 4 niveles que propone el modelo de medición de Donald Kirkpartick). En cualquier caso debe tener un mecanismo de seguimiento que asegure 3 instancias: a) La evaluación del plan en el nivel definido, generando (si aplica) líneas base para posterior cuantificación de la mejora. b) El establecimiento de objetivos, indicadores y metas que muestren si la organización está avanzando efectivamente hacia los resultados esperados (hipótesis de formación). c) La ejecución del alcance planeado en términos de metodologías, contenidos, intensidad, cobertura, inversión o duración.
6.- Ley del involucramiento: “Todo plan de capacitación altamente efectivo debe contemplar la participación de los líderes de los equipos y/o procesos”. Una frase de Albert Einstein que me gusta mucho dice que el ejemplo no es la principal forma de influir sobre los demás sino que es la única. Es absolutamente trascendental que los líderes participen junto con sus equipos de cualquier programa de formación o capacitación y hay varias razones para esto: a) Su presencia legitima y reviste de importancia el proceso formativo. b) Se logra una homologación del lenguaje y de los conceptos, así líderes y colaboradores pueden hablar en los mismos términos, esto reduce los reprocesos y los malos entendidos. c) Se avanza en la construcción de equipo toda vez que los espacios formativos facilitan el des-acartonamiento y el conocimiento a un nivel más personal e informal. d) Finalmente pero no menos importante, participar en los procesos formativos permite a los líderes afinar el seguimiento y evaluación a los colaboradores al determinar si efectivamente el equipo está poniendo en práctica lo visto. La ley del involucramiento contempla también la construcción de un plan de incorporación que permita permear los aprendizajes al interior de la cultura organizacional sacando los conceptos y reflexiones del aula y llevándolos a los diferentes contextos y entornos laborales; para esto es esencial apoyarse en la comunicación interna.
7.- Ley del estado del arte: “Todo plan de capacitación altamente efectivo debe asegurarse de tener contenidos y metodologías actualizados con las más recientes investigaciones”. Si bien es cierto que hay conocimientos atemporales, es necesario experimentar con nuevos conceptos, teorías o metodologías. Es posible que los mismos conceptos se puedan aplicar de formas o en contextos diferentes; sin embargo, también es importante explorar los avances, nuevos conceptos e investigaciones que se dan a conocer en los diferentes campos. Es evidente que la ley del estado del arte impacta las leyes del diseño, de la ejecución y del resultado, toda vez que no se refiere únicamente a los contenidos, también implica explorar, nuevos entrenadores, metodologías y modalidades de capacitación, formación o entrenamiento; también nuevos lugares, aulas y escenarios que ayudan a oxigenar y encontrar fórmulas que mejoren los resultados. Aquí se pone en práctica la innovación y la creatividad para implementar formaciones disruptivas que generen recordación, memorabilidad y productividad en la organización.
En conclusión
El plan de capacitación es una herramienta altamente estratégica que mejora la efectividad al avanzar hacia los objetivos organizacionales. Es fundamental abordar las habilidades técnicas y humanas, de tal forma que el programa de formación se convierta en una inversión altamente rentable.
Nos gusta pensar que en los temas humanos nunca hay garantía de éxito (esta creencia nos lleva a la innovación constante), sin embargo, estamos convencidos de que observar estas leyes va a maximizar drásticamente la efectividad del plan de capacitación de tu organización con lo cual facilitará el logro de los objetivos filosóficos y estratégicos que constituyen nuestro norte.
Felicitaciones por llegar hasta aquí, estoy seguro de que aplicando estas ideas vas a generar mucho valor en tu organización.
Si quieres construir un plan de capacitación que de verdad genere resultados, contacta con nuestros expertos ya mismo.
Nos vemos más adelante.
1 abrazo
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