¿Cuándo debemos poner en marcha equipos de trabajo?, ¿cuándo grupos de trabajo? Al hablar de grupos y equipos de trabajo, uno puede preguntarse si es lo mismo, y la verdad es que NO, pues se trata de dos modelos distintos, ambos muy utilizados en contextos organizacionales pero cada uno con sus propias particularidades. En el contexto de la consciencia organizacional se hace mucho más relevante tener claridad de las diferencias entre estas dos modalidades de trabajo.
Cada modelo funciona para determinados propósitos y en la organización pueden coexistir grupos y equipos de trabajo, en este último sus integrantes deben valorar la importancia del trabajo en equipo y saber que una opción no es mejor que la otra, cada una responde a proyectos, contextos y objetivos distintos, en este sentido, en este artículo presentaremos las diferencias entre grupos de trabajo y equipos de trabajo.
Grupos de trabajo
Los grupos de trabajos tienen el propósito de lograr objetivos comunes, están conformados por dos o más personas que trabajan en forma independiente, no necesariamente tienen que trabajar juntos en el mismo departamento, área u oficina. Usualmente, todos los miembros tienen las mismas tareas y un único jefe o líder. En otro momento profundizaremos en la diferencia entre jefe y líder pero por lo pronto pensemos en una figura con autoridad (ganada o asignada) para coordinar acciones.
En algunos casos, las partes del grupo de trabajo tienen cierta autonomía en la forma de llevar a cabo sus funciones, pero esto no afecta o depende del resto del grupo, por lo que es independiente en sus funciones, es decir en esta modalidad cada miembro da cuenta de sus tareas de forma independiente a su jefe o líder.
Características de los grupos de trabajo
- En los grupos de trabajo hay un único líder o jefe.
- En este modelo es el líder quien decide, comunica y delega las funciones a cada uno de los colaboradores.
- La finalidad del grupo es una sola para todos, por lo general es la misma y guarda mucha relación con el propósito superior organizacional.
- Las responsabilidades y el producto de trabajo es individual.
- La evaluación de los grupos de trabajo también es realizada de forma individual.
- Las reuniones en este modelo son propuestas por el líder o jefe, quien puede realizar reuniones con todos los miembros del grupo o de forma individual con cada parte.
¿Qué se necesita en los grupos de trabajo?
- Compromiso: cada integrante del grupo debe estar comprometido y responsabilizado por todas las funciones asignadas.
- Autonomía: todos los miembros del grupo deben ser autónomos capaces de tomar decisiones para cumplir lo mejor posible las tareas establecidas
- Guía: requieren de un jefe o líder, este debe ser un experto en área de trabajo, capaz de orientar a cada uno de los integrantes del grupo en el cumplimiento de los objetivos y tareas trazadas.
Ejemplo de grupos de trabajo
En una organización de ventas, todos los miembros del grupo venden los diferentes productos disponibles, puede hacerlo con las estrategias de su preferencia o bien con la metodología de la empresa, en caso de que la tenga, y todos los vendedores de manera individual reportan sus ventas a su jefe inmediato, pero la labor de cada vendedor no depende de ninguno de sus compañeros.
Equipos de trabajo
Los equipos de trabajos son conjuntos de personas, lo más recomendable es que sean de 4 a 12 miembros, los equipos de menos de cuatro suelen tener inconvenientes cuando hay ausencia de alguno de los miembros, porque por lo general es el único encargado de esa función específica y los equipos con más de 12 miembros requieren de mayor estructura y soporte.
Los integrantes de un equipo de trabajo tienen habilidades y funciones complementarias, están comprometidos con una meta u objetivo totalmente conectado con el propósito superior organizacional o con el plan estratégico, además conocen y valoran la importancia del trabajo en equipo.
Al igual que en el grupo de trabajo, no necesariamente tienen que trabajar juntos en la misma oficina o departamento, lo que si deben, es mantener una muy buena comunicación, esta debe ser constante y sistemática, porque en este caso el trabajo si depende uno del otro. El equipo debe responder por un producto o entregable único al proyecto encargado, pueden tener un jefe o líder.
Características de los equipos de trabajo
- Pueden contar con solo jefe o líder, pero también es usual trabajar con liderazgo compartido.
- Los miembros del equipo conversan y ejecutan las diferentes tareas en un trabajo en conjunto.
- La finalidad, objetivo y propósito la decide el mismo equipo en un trabajo colaborativo.
- Cada miembro tiene responsabilidades individuales y compartidas.
- El producto de trabajo es uno solo para todo el equipo.
- La evaluación del rendimiento también se realiza de manera global.
- El equipo constantemente se está reuniendo para detectar fallas y puntos de mejoras para establecer nuevas estrategias.
¿Qué se necesita en los equipos de trabajo?
El trabajo en equipo amerita que sus miembros estén alineados en cuanto a:
- Compromiso: los miembros deben estar comprometidos con el objetivo del equipo y además responsabilizarse por el cumplimento al 100% de los acuerdos o compromisos realizados en términos de tiempo y/o alcance (disciplina en la ejecución), para lo cual puede tener o no autonomía en la planificación y desarrollo de sus tareas, todo dependerá de lo que el equipo decida.
- Comunicación: las partes del equipo deben mantener una comunicación abierta, por lo que cada uno debe saber expresar y escuchar ideas. Deben tener elevadas habilidades conversacionales, de relacionamiento y de creación de acuerdos (negociación). Deben tener herramientas de comunicación interna que les permita asegurar un adecuado flujo de información.
- Confianza: cada parte del equipo debe confiar en el resto de sus compañeros, esto implica reconocer las habilidades y destrezas de cada uno. Además deben tener herramientas y habilidades para crear, mantener, verificar o reparar los niveles de confianza. Los integrantes deben cuidar sus actuaciones en términos de sinceridad, confianza y competencia. Sobre esto profundizaremos en otra entrada.
- Complementariedad: en el trabajo en equipo sus partes se complementan unas con otra, por lo que no se podrá entregar un producto final completo si alguno de los miembros falla en sus funciones, esto implica que los conocimientos y capacidades de todos deben ser valorados. Es fundamental en este escenario entender, potencializar y aprovechar las fortalezas y talentos de cada integrante.
- Coordinación: el jefe o líder del equipo es el que tiene mayor responsabilidad, organiza las reuniones, supervisa que todos estén trabajando, cumpliendo con las tareas que les corresponde y los compromisos adquiridos, además de enfatizar constantemente la importancia del trabajo en equipo.
- Conocimiento: En el trabajo en equipo es fundamental que los integrantes tengan el conocimiento necesario y suficiente para la realización de sus funciones, sin embargo esto no es suficiente, deben tener conocimiento de los impacto que su quehacer tiene en los demás integrantes del equipo y en la organización misma. Deben conocer el propósito superior organizacional, el plan estratégico y la conexión de su trabajo con ellos.
En la Gestión por Procesos desde el Ser se requieren intensivamente 4 de estas 6 características (las 4C).
Ejemplo de equipos de su trabajo
En una organización donde las ventas están bajas, se constituye un equipo de trabajo para generar una propuesta publicitaria y comercial que permita mejorar las ventas de los diferentes productos, los colaboradores del equipo tendrán una meta u objetivo común por lo que serán supervisados y evaluados por un solo producto: una campaña publicitaria y comercial para aumentar las ventas.
Reflexiones finales
Al buscar altos niveles de consciencia organizacional, los líderes deben entender estas formas de trabajo e implementarlas en los contextos donde haya mayor potencial en la generación de bienestar masivo en las grupos de interés. Dicho de otra forma, es necesario tomar decisiones y acciones deliberadas y conscientes sobre la forma de organizar el trabajo y a los colaboradores para asegurar la alineación con el propósito superior organizacional. ¿Tu organización tiene un propósito superior claro y vivo?
Hasta pronto, ¡seguiremos ayudándote a Ser mejor!
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